Einen geschäftlichen Event planen

Bei der Planung einer geschäftlichen Veranstaltung werden Sie vollauf mit den Inhalten selbst beschäftigt sein, denn sie sind natürlich das Wichtigste am Event. Wenn Sie jedoch schon früh einige Aspekte des Drumherum abklären, können Sie einiges an Nerven sparen.

Gästezahl abschätzen

Basis aller Pläne sind diejenigen, für die der Event geplant wird: Die Gäste. Ihre Zahl bestimmt viele weitere Aspekte des Events, darum sollten Sie möglichst früh eine ungefähre Vorstellung von ihr entwickeln.

So früh wie möglich den Veranstaltungsort sichern

Haben Sie eigene geeignete Räume, oder müssen Sie für die Veranstaltung externe Flächen mieten? Dann sollte die Suche nach dem Veranstaltungsort sofort beginnen. Kleine Veranstaltungsräume für Seminar u.ä. sind meist häufig zu finden. Anders sieht es z.B. bei einer geplanten Konferenz aus - hier wird sich die Zahl geeigneter Locations in Ihrer Region wohl an einer Hand abzählen lassen. Findet am Ort dann zur gleichen Zeit noch eine andere größere Veranstaltung statt, dann kann es schnell knapp werden. Daher gilt die Faustregel: Je größer die Gruppe, desto früher verbindlich buchen.

Ein Tipp: Sie haben den Überblick über die erwarteten Gäste. Gilt es besondere Bedingungen zu beachten? Ist etwa Barrierefreiheit ein Muss? Oder kommen viele Gäste mit Bahn oder Flugzeug, so dass die Anbindung des Veranstaltungsorts von besonderer Bedeutung ist?

Wer sorgt für Tische, Stühle, usw.?

Bei Veranstaltungen wie Ausstellungseröffnungen, Messen u.ä. wird in der Regel gestanden, und deshalb auch häufig ein leerer Veranstaltungsort angemietet, etwa ein Konzertsaal oder eine Messehalle. Dann wird es ggf. nicht ausreichend Tische und Stühle geben. Für die Vermietung solchen Mobiliars gibt es verschiedene Dienstleister, aber fragen Sie doch einmal beim Unternehmen an, dass Sie für das Event Catering beauftragen möchten - vielleicht können Sie so gleich alles aus einer Hand bekommen.

Volles Programm? Pausen nicht vergessen!

Als Veranstalter/-in verfolgen Sie ja inhaltliche Ziele mit der Veranstaltung. Der Vertrieb soll für die neue Produktreihe geschult, die Kund/-innen vom eigenen Angebot überzeugt oder den Konferenzgästen ein möglichst beeindruckendes Vortragsangebot organisiert werden. In jedem Fall ist es verlockend, ein möglichst dicht gepacktes Programm zu planen, um möglichst alle gewünschten Inhalte auch zu vermitteln.

Paradoxerweise ist es gerade dann wichtig, auf regelmäßige und ausreichend lange Pausen zu achten. Für Ihre Gäste wird es eine Flut neuer Eindrücke geben, für maximale Effekte müssen Sie ihnen Zeit lassen, diese Eindrücke auch zu verarbeiten. Gleichzeitig bringen Pausen automatisch Bewegung ins Spiel, das bringt den Kreislauf in Schwung und sorgt so für frische und aufnahmefähige Teilnehmende.

Übrigens: Sie können die Mobilität in den Pausen gezielt steigen, indem Sie immer Snacks und Getränke zur Verfügung stellen (einfach ein Catering bestellen) und auch am Pausenbeginn darauf hinweisen, wo die Gäste sich bedienen können.

Snacks, Fingerfood und/oder ein leichtes Catering einplanen

Hungrige Gäste können sich nicht konzentrieren, übersättige Gäste ebenfalls nicht. Sie sollten deshalb für die Möglichkeit regelmäßiger, kleinerer Mahlzeiten sorgen. Snacks wie Gemüsesticks mit verschiedenen Dips, kleine Schnittchen und Ähnliches sorgt für regelmäßige Energiezufuhr, an der man sich nicht so leicht überessen kann.

Fragen Sie uns für ein Catering in Rostock gern an und teilen Sie uns Ihr Veranstaltungskonzept mit, dann können wir Ihnen ein genau darauf zugestricktes Angebot entwickeln.

Mehr Getränke außer Kaffee anbieten

Kaffee ist nicht ohne Grund der Klassiker beim geschäftlichen Treffen. Je länger sich die Veranstaltung zieht, desto bedeutender wird jedoch die Versorgung Ihrer Gäste mit koffeinfreien Getränken - sonst werden Ihre Gäste nach einigen Stunden zu nervös sein, um sich konzentrieren zu können. Sie können Getränke in der Regel bei Ihrem Catering-Anbieter, auch bei uns, einfach dazubuchen, so dass Sie sich nicht um die logistischen Details kümmern müssen.